服務(wù)企業(yè)成長(zhǎng) 分享國(guó)際經(jīng)驗(yàn)
第一次出國(guó)參展，很多企業(yè)把精力都放在展位裝修和產(chǎn)品準(zhǔn)備上，卻在出行流程的細(xì)節(jié)上栽了跟頭。以下從簽證、物流、布展、現(xiàn)場(chǎng)溝通到展后跟進(jìn)，梳理了一份完整的實(shí)操指南。
一、簽證與邀請(qǐng)函：提前行動(dòng)，確保萬無一失
簽證辦理建議至少提前三個(gè)月啟動(dòng)，有些國(guó)家的審批周期可能長(zhǎng)達(dá)兩個(gè)月。核心材料包括展會(huì)主辦方出具的邀請(qǐng)函原件(含展會(huì)全稱、展位號(hào)、參展人信息)、在職證明、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、銀行流水和覆蓋全程的旅行保險(xiǎn)。
邀請(qǐng)函是簽證申請(qǐng)的基石，很多主辦方只使用平郵方式寄送，在中國(guó)寄丟的概率較高。為確保萬無一失，建議采用快遞到付的方式，派自己熟悉的快遞公司前去取件。值得注意的是，已經(jīng)遞交的團(tuán)組名單不能臨時(shí)變更換人或添加新成員，一旦提交就要嚴(yán)格執(zhí)行。
二、展品運(yùn)輸：物流細(xì)節(jié)決定展品能否按時(shí)到達(dá)
展品運(yùn)輸至少要提前一個(gè)半到兩個(gè)月安排，每個(gè)箱子內(nèi)需附樣品形式發(fā)票，方便入境清關(guān)和撤展時(shí)清點(diǎn)對(duì)比。運(yùn)輸包裝箱外要刷上英文嘜頭，包括展覽名稱、參展企業(yè)名稱、展位號(hào)、箱號(hào)以及毛重凈重等信息。
選擇具備國(guó)際展會(huì)運(yùn)輸經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)商至關(guān)重要，同時(shí)要根據(jù)目的地國(guó)家要求確認(rèn)展品包裝標(biāo)準(zhǔn)——?dú)W盟對(duì)環(huán)保材料有嚴(yán)格要求，中東需關(guān)注清真認(rèn)證。展品建議使用堅(jiān)固的外箱裝運(yùn)，易碎品用木條箱或鋁箱加固。運(yùn)輸保險(xiǎn)也要提前購買，以防中途意外損失。
三、商務(wù)物料：接待細(xì)節(jié)體現(xiàn)專業(yè)度
商務(wù)物料方面，名片一定要全英文，不要中英文混搭，正面寫上姓名和聯(lián)系方式，背面可以加上產(chǎn)品圖，客戶拿到名片就能了解主營(yíng)產(chǎn)品。報(bào)價(jià)單不要寫真實(shí)成本，按不同利潤(rùn)點(diǎn)算出美金價(jià)格直接寫上，萬一遺失也不會(huì)泄露商業(yè)機(jī)密。目錄冊(cè)最好中英文雙語版，名片不要釘在封面(被磨掉的風(fēng)險(xiǎn)很高)，建議釘在封二或封三。
此外，帶上備用充電寶和多型號(hào)數(shù)據(jù)線，不少客戶逛展時(shí)手機(jī)電量耗盡，你提供的充電服務(wù)往往能給對(duì)方留下好印象。
四、布展與現(xiàn)場(chǎng)：注意本地化合規(guī)與文化差異
布展前，在自家樣品室內(nèi)提前演練一遍展位擺放位置，拍照記錄，提前梳理布展思路，到場(chǎng)后直接按圖操作，能大幅節(jié)省布展時(shí)間。不同國(guó)家的展位搭建標(biāo)準(zhǔn)差異很大：歐洲普遍要求環(huán)保材料，美國(guó)對(duì)電線安全標(biāo)準(zhǔn)格外嚴(yán)格，中東地區(qū)則對(duì)展位開放性要求更高。展具及用電需求應(yīng)提前通過《參展商手冊(cè)》聯(lián)系主場(chǎng)租賃，現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)增租耗時(shí)耗力。
展位工作人員胸卡要提前在展商系統(tǒng)申請(qǐng)。人員方面，以9平米標(biāo)攤為例，建議確保3至5名懂業(yè)務(wù)且能進(jìn)行英文交流的工作人員到場(chǎng)。
五、跨文化溝通：細(xì)節(jié)處建立信任
現(xiàn)場(chǎng)溝通不要上來就硬推產(chǎn)品，先問客戶在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)最在意什么問題，順著痛點(diǎn)聊，效果遠(yuǎn)超直接報(bào)價(jià)。中東客戶不喜歡直接談生意，先聊點(diǎn)家常;歐洲買家注重?cái)?shù)據(jù)支撐，要有具體的測(cè)試報(bào)告;美國(guó)客戶喜歡直來直去，少繞彎子。
時(shí)差方面，可以準(zhǔn)備一些褪黑素幫助倒時(shí)差，白天適當(dāng)喝咖啡提神。
六、展后跟進(jìn)：48小時(shí)黃金期
展會(huì)結(jié)束后的跟進(jìn)節(jié)奏直接決定了參展效果。建議在展后盡快向潛在客戶發(fā)出個(gè)性化跟進(jìn)郵件，對(duì)高意向客戶同步電話溝通，確認(rèn)需求并約定深入洽談的時(shí)間。
參展不是“人到了就行”，而是“流程到了細(xì)節(jié)都到了”的系統(tǒng)工程。從簽證、運(yùn)輸?shù)讲颊购同F(xiàn)場(chǎng)接待，每一環(huán)的提前準(zhǔn)備，都比現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)補(bǔ)救更可靠。
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